活動的特點為:鮮明的目的性,廣泛的社會性,嚴密的操作性,高投資性.這些特性決定了其策劃是一項需要花去大量時間和精力的工作,以便在實施活動策劃時,達到最佳效果。
(二)、活動策劃的定義與特點 活動策劃包括人員包括活動主辦,協(xié)辦(聯(lián)辦),承辦,贊助等方面的相關(guān)機構(gòu)與工作人員;主題包括該次活動的主要目的,中心任務(wù)和意義;流程則指按照日程順序和人員分工來安排活動的分項目。又可說活動策劃是策劃人員根據(jù)活動組織目的的要求,調(diào)查會展現(xiàn)狀,分析現(xiàn)有條件,為活動設(shè)計切實可行的行動方案的過程.策劃活動的特點歸納為以下四點:策劃有一定的目的性,有組織地;基于對會展背景的了解;有一個研究,分析的過程;一個制訂行動方案的過程。
策劃此類活動必須依據(jù)一些既定的原則:
1.活動的主題與形式必須符合展會的需要.雖然說一個活動富有創(chuàng)意的話,可以吸引到觀眾的注意,但是仍然要與會展的大環(huán)境保持一致,否則將會導(dǎo)致脫離展會背景,更可能會造成觀眾對會展注目度的抽離,甚至帶來隱患,以會展背景為前提是策劃活動的首要原則。
2.能進一步豐富和完善展會的基本功能.展會如果單純以展示和會議的形式來傳播相關(guān)信息,促成交易,就不能夠完全地體現(xiàn)一個大型會展的魅力所在,而策劃活動的目的就是豐富展會功能,為不同層次,不同專業(yè)的展會策劃出不同的活動,針對會展本身的不足之處,用活動來彌補,完善會展是活動存在的本質(zhì).
活動的策劃者既希望做到有創(chuàng)意,吸引參觀者,又擔心活動過熱的氣氛會對展會本身造成不利影響,這兩者間的矛盾造成了策劃時的疑惑.例如在對于活動主題的確立上,就有兩種相對的意見,是應(yīng)以表現(xiàn)會展整體的主題為主,還是吸引觀眾為主。一方面認為如果活動主題與會展主題不相符就會影響到會展本身效果,因為活動吸引了觀眾,把他們的注意力轉(zhuǎn)移了;而另一觀點認為,活動以更為誘人的主題吸引到了觀眾,把他們帶入會展中,觀眾自然而然就會把注意力轉(zhuǎn)移到了會展上。其實這兩種觀點的出發(fā)點都是希望提高會展效果,如果按照前文提到的活動策劃原則,策劃者掌控住活動的分寸,無論是與會展主題相關(guān)與否,到達最終目的才是最重要的。