大型會(huì)議會(huì)展活動(dòng)策劃的七個(gè)步驟是什么？

大型會(huì)議會(huì)展中的活動(dòng)其實(shí)是一種公關(guān)活動(dòng),只是針對(duì)的對(duì)象更為具體,即展會(huì)的目標(biāo)企業(yè)和觀眾,所以其策劃和實(shí)施,可以完全按照公關(guān)四步工作法的要求執(zhí)行 。

第一步,確立項(xiàng)目。活動(dòng)的目標(biāo)是什么、 為什么要舉辦這個(gè)活動(dòng) 、這個(gè)活動(dòng)對(duì)于會(huì)展整體而言有什么好處、在回答了這些問題后,就要收集會(huì)展的相關(guān)資料。如果是為專業(yè)性的會(huì)展舉辦活動(dòng),則要事先充分了解此行業(yè)的專業(yè)知識(shí),至少做到半個(gè)專家,才有資格為活動(dòng)確立項(xiàng)目,這亦是初步的資料調(diào)查。必須明確確立的主題范圍,由于活動(dòng)是會(huì)展的一部分,所以它被期望達(dá)到的目的已經(jīng)被細(xì)分,自然主題也應(yīng)有針對(duì)性。

第二步,情況調(diào)查。調(diào)查,相當(dāng)于要做到立項(xiàng)時(shí)的另半個(gè)專家,這不僅僅是了解該行業(yè)的專業(yè)知識(shí),更要針對(duì)活動(dòng)本身作調(diào)查,例如國家關(guān)于公眾活動(dòng)方面的政策和法規(guī),公眾關(guān)注的熱點(diǎn)話題以及預(yù)期持續(xù)時(shí)間,歷史上同類型活動(dòng)的案例,場(chǎng)地狀況和時(shí)間的選擇性,都是調(diào)查的內(nèi)容。

第三步,活動(dòng)相關(guān)可行性研究,是一個(gè)十分重要的工作步驟。根據(jù)調(diào)查的情況確定出可行的活動(dòng)范疇,為策劃定下基礎(chǔ),也盡可能節(jié)省論證方案的人力精力成本。研究范圍包括活動(dòng)的社會(huì)適應(yīng)性,會(huì)展現(xiàn)有的條件包括社會(huì)環(huán)境和目標(biāo)公眾的適應(yīng)性,財(cái)力適應(yīng)性,效益的可行性。從效益的角度考慮,把活動(dòng)費(fèi)用與媒體宣傳方面費(fèi)用相比較,如果投放媒介做廣告,比做一個(gè)活動(dòng)更有效,活動(dòng)就不一定做了,何況舉辦活動(dòng)可能還需為其再做媒體宣傳.還有社會(huì)物質(zhì)水平的適應(yīng)性,活動(dòng)需要?jiǎng)佑迷S多社會(huì)物質(zhì),出奇出新的創(chuàng)意更需要物質(zhì)的支持,因而需要策劃人員盡量利用可以獲得的物質(zhì).最后一個(gè)是應(yīng)急能力的適應(yīng)研究性,需要那些應(yīng)變措施如戶外活動(dòng)要考慮天氣的情況,野外活動(dòng)考慮更多的是安全設(shè)施問題,這些都是要進(jìn)行可行性研究的范疇。

 第四步,提煉活動(dòng)主題,進(jìn)行創(chuàng)意。一個(gè)活動(dòng)之所以可以完善會(huì)展的功能,即因?yàn)樗男问奖葧?huì)展更為豐富,所以活動(dòng)有它自己的創(chuàng)意點(diǎn)就成為關(guān)鍵.如同廣告創(chuàng)意一樣,除了個(gè)人創(chuàng)意外,要特別強(qiáng)調(diào)團(tuán)隊(duì)創(chuàng)意的概念,如果能夠在創(chuàng)意過程中開個(gè)頭腦風(fēng)暴可以事半功倍.團(tuán)體創(chuàng)意的過程也始終貫穿著個(gè)人的創(chuàng)意過程,作為現(xiàn)代策劃,需要的是多個(gè)學(xué)科的綜合和團(tuán)體的智慧,而不是某個(gè)的杰作。

第五步,流程及細(xì)節(jié)考慮。一個(gè)活動(dòng)并不是擁有主題就夠了,還需要眾多細(xì)節(jié)問題的支持,例如嘉賓的演講次序,時(shí)間安排等等,流程就是一個(gè)活動(dòng)對(duì)受眾的語言,完美的表達(dá)才能使活動(dòng)起到最大的影響。細(xì)節(jié)策劃是策劃者最容易忽視的一個(gè)環(huán)節(jié),甚至被認(rèn)為是執(zhí)行時(shí)應(yīng)該考慮的問題。策劃者需要調(diào)動(dòng)各種資源來確保活動(dòng)的順利進(jìn)行.
第六步,制定策劃案,也就是把設(shè)想的方案用文字表達(dá)出來,即按形式、時(shí)間、地點(diǎn)、人員、主題和流程幾個(gè)部分來書寫策劃案。

第七步,活動(dòng)策劃案論證。這是對(duì)整個(gè)方案的可行性論證,針對(duì)不合理的活動(dòng)細(xì)節(jié)略加調(diào)節(jié),方案論證通常使用定位式優(yōu)選法,輪轉(zhuǎn)式優(yōu)選法和優(yōu)點(diǎn)移植法。

以上的七個(gè)步驟只是一個(gè)必要的模式,不同類型的活動(dòng)在細(xì)節(jié)會(huì)各有差異,甚至完全不同,需要視具體情況而定。