會(huì)展和策劃公司在展覽的理性主義和活動(dòng)策劃的制定,不僅可以用來指導(dǎo)會(huì)展活動(dòng)的實(shí)踐,而且可以彌補(bǔ)我們展覽策劃管理基礎(chǔ)理論的不足。更好的幫助企業(yè)達(dá)到自己的目的。會(huì)議會(huì)展活動(dòng)運(yùn)營的管理不能夠照搬,總之歸于顯示經(jīng)濟(jì)需要,需要不斷地創(chuàng)新,很多大企業(yè)將會(huì)展作為產(chǎn)品推銷或爭取訂單的最佳場合,所以,會(huì)議會(huì)展能成功舉辦還應(yīng)該注意幾點(diǎn),簡單介紹:
(一)、大型會(huì)議資料準(zhǔn)備必須要注意的事項(xiàng):
1.在具備好的條件的前提下將參加會(huì)議的來賓的完整資料按人次做好準(zhǔn)備,注意區(qū)分參加會(huì)議的人員的角色(如分成整場會(huì)議的主持、參加會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)、參加會(huì)議的工作協(xié)助人員),資料按照每個(gè)人的角色分別準(zhǔn)備。4.若需要給參會(huì)人員發(fā)放紀(jì)念品或禮品等,應(yīng)當(dāng)與會(huì)議資料一同準(zhǔn)備好,置于資料文件袋中一并發(fā)放給參會(huì)人員。
(二)、會(huì)議通知注意事項(xiàng):
會(huì)議通知分為口頭通知和書面通知,其中口頭通知只適用于參會(huì)人員較少的非正式會(huì)議,書面會(huì)議通知需注意以下幾點(diǎn):
1.正式的書面會(huì)議通知應(yīng)包含:簡要的會(huì)議議程說明、參會(huì)人員、會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)等。
(三)、會(huì)議議程安排注意事項(xiàng):
1.正式會(huì)議開始時(shí)一般需要解釋會(huì)議整體流程,將會(huì)議分為幾項(xiàng)內(nèi)容,如工作匯報(bào)階段、討論階段、工作安排階段等。會(huì)議流程介紹需要整理成正式文檔作為會(huì)議主持的資料裝訂好,一般情況下沒有會(huì)議主持人的情況下可有會(huì)議組織人員介紹會(huì)議流程。
(四)、會(huì)場布置注意事項(xiàng):海岸會(huì)議
1.正式會(huì)議的會(huì)場應(yīng)提前安排好,并在書面會(huì)議通知中告知參會(huì)人員。6會(huì)議組織人員應(yīng)準(zhǔn)備好各項(xiàng)會(huì)議記錄工具,如相機(jī)、攝像機(jī)、錄音筆等,以便于在會(huì)后做好會(huì)議總結(jié)工作。
(五)、現(xiàn)場安排(人員入場時(shí))注意事項(xiàng):
1.會(huì)議開始前在會(huì)場入口處設(shè)立接待處,準(zhǔn)備好簽到表,對(duì)參會(huì)人員簽到。4.會(huì)議期間,請遵守會(huì)議時(shí)間安排,互相提醒、互相照應(yīng),并聽從工作人員的引導(dǎo);
5.會(huì)議期間,請保管好自己的隨身物品,不要將貴重物品存放在車上;
(六)、會(huì)議記錄注意事項(xiàng):
1、安排好專職的會(huì)議記錄員,對(duì)參會(huì)人員的發(fā)言進(jìn)行記錄(特別是討論性質(zhì)的會(huì)議),記錄內(nèi)容會(huì)后留底。