會(huì)展會(huì)場(chǎng)布置是會(huì)議前期重要的準(zhǔn)備工作，尤其是對(duì)一些重大的會(huì)議，更應(yīng)當(dāng)安排很長(zhǎng)一段時(shí)間做準(zhǔn)備，會(huì)場(chǎng)布置包括排定會(huì)議座次、布置環(huán)境，配齊并調(diào)試電器設(shè)備等工作。對(duì)會(huì)場(chǎng)的總體要求是整齊、安靜、明亮、空氣流通、大小事宜、設(shè)備齊全、利于安全和保密。會(huì)場(chǎng)布置具有重要的意義。會(huì)場(chǎng)形式的安排要根據(jù)會(huì)議的規(guī)模、性質(zhì)和需要來確定。不同的會(huì)場(chǎng)布置形式體現(xiàn)不同的意義、氣氛和效果，適用于不同的會(huì)議目的。
會(huì)場(chǎng)布置是否合理對(duì)于會(huì)議的成功與否具有很大的影響。會(huì)場(chǎng)的地點(diǎn)和大小是否合適，設(shè)備是否齊全，全場(chǎng)的布局是否合理，會(huì)場(chǎng)營(yíng)造的氣氛是否與會(huì)議主題內(nèi)容一致，對(duì)會(huì)議的效果將產(chǎn)生直接的影響。所以，會(huì)議組織者必須重視會(huì)場(chǎng)的布置。會(huì)場(chǎng)布置的形式可分為相對(duì)式、全圍式、半圍式和分散式。相對(duì)式的主要特征是主席臺(tái)和代表席采取上下面對(duì)面的形式，從而突出了主席臺(tái)的地位。由于專門設(shè)立了主席臺(tái)，整個(gè)會(huì)場(chǎng)氣氛顯得比較嚴(yán)肅和莊重。但這種布置形式容易給在主席臺(tái)上的發(fā)言人造成一種心理壓力，如果事先準(zhǔn)備不充分或現(xiàn)場(chǎng)發(fā)揮不好，或者缺乏控制會(huì)議的經(jīng)驗(yàn)和能力，就會(huì)造成會(huì)場(chǎng)秩序的混亂。
全圍式形式的主要特征是不設(shè)專門的主席臺(tái)，會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)和主持人同其他與會(huì)者圍坐在一起。這種布置形式的優(yōu)點(diǎn)是容易形成融洽的合作氣氛，體現(xiàn)平等和互相尊重的精神，有助于與會(huì)者之間相互聯(lián)系、了解和不拘泥于形式的發(fā)言和插話，使與會(huì)者暢所欲言，充分交流思想、溝通情況。同時(shí)也便于會(huì)議主持者細(xì)致觀察每位與會(huì)者的意向、表情，及時(shí)準(zhǔn)確地把握與會(huì)者的心理狀態(tài)，從而保證會(huì)議取得成果。全圍式格局適用于召開小型會(huì)議和特小型會(huì)議，以及座談會(huì)、協(xié)商性等類型的會(huì)議。半圍式形式介于相對(duì)式和全圍式之間，即在主席臺(tái)的正面和兩側(cè)安排代表系，形成半圍的形狀，既突出了主席臺(tái)的地位，又增加了融洽的氣氛。這種布置形式適用于中小型的工作會(huì)議等。分散式形式是將會(huì)場(chǎng)分成若干個(gè)中心，每個(gè)中心設(shè)一桌席，與會(huì)者根據(jù)一定的規(guī)則安排就座，其中領(lǐng)導(dǎo)人和會(huì)議主席就座的桌席稱作“主桌”。這種座位格局既在一定程度上突出了主桌的地位和作用，又給與會(huì)者提供了多個(gè)談話、交流的中心，使會(huì)議氣氛更為輕松、和諧。這種布置形式適合召開規(guī)模較大的聯(lián)歡會(huì)、茶話會(huì)、團(tuán)拜會(huì)等。當(dāng)然，這種會(huì)場(chǎng)座位格局要求會(huì)議主持人具有較強(qiáng)的組織和控制會(huì)議的能力。
會(huì)議座位的安排是一種技巧。有些會(huì)議不需要排列會(huì)場(chǎng)內(nèi)其他人員的座次，但有的會(huì)議需要或必須排列。如果是代表會(huì)議或中型以上比較嚴(yán)肅的工作會(huì)議、報(bào)告會(huì)議等，為了保證會(huì)議的活動(dòng)能夠井然有序地進(jìn)行，按照一定的規(guī)律和科學(xué)的原則給與會(huì)者安排座位，以便對(duì)號(hào)入座，這是會(huì)議組織者的一項(xiàng)重要工作。
排列座位有很多種方法，應(yīng)根據(jù)需要選擇合適的方法。橫排法是把每個(gè)代表團(tuán)、小組、單位的座席從前向后排成縱向一列，按組別順序以代表座席的朝向?yàn)闇?zhǔn)，從左至右橫向依次排列座次。排列依據(jù)可以按照參加會(huì)議人員的名單以其姓氏筆劃、單位名稱筆劃、漢語拼音字母為序。國(guó)際會(huì)議往往按與會(huì)國(guó)家英文名稱的當(dāng)頭字母順序。選擇種方法時(shí)，應(yīng)注意先排出會(huì)議的正式代表或成員，后排出列席代表會(huì)成員。豎排法的要領(lǐng)是，按照既定的次序把對(duì)參會(huì)的每一個(gè)表帶團(tuán)、小組、單位的座席排成一橫行，再按團(tuán)順序從前向后依次縱向排列。選擇這種方法也應(yīng)注意將正式代表或成員排在前，職務(wù)高者排在前，列席成員、職務(wù)低者排在后。大型代表會(huì)議采取豎排法比較好。黨的全國(guó)代表大會(huì)的座位排列一般都是采用這種這種方法。左右排列法把每個(gè)參會(huì)的代表團(tuán)、小組、單位的座席安排稱縱向的列，再以會(huì)場(chǎng)的新中心為基點(diǎn)，將順序在前的排在中間位置，然后先左后右，一左一右向兩側(cè)橫向交叉擴(kuò)展排列座次。選擇左右排列法時(shí)應(yīng)注意人數(shù)。如果代表團(tuán)、小子、單位數(shù)量為單數(shù)，排在第一位的成員居中;如果代表團(tuán)、小組、單位數(shù)量是雙數(shù)，那么排在第一、二位的兩位成員應(yīng)居中，以保持兩邊人數(shù)的均衡。座次標(biāo)識(shí)方法是指標(biāo)明會(huì)議成員座次的名簽、指示牌和表格。座次一旦確定，要選擇好標(biāo)識(shí)座次方法。座次標(biāo)識(shí)有幾個(gè)方法。其一，在主席臺(tái)或會(huì)議桌上擺放名簽;其二，在與會(huì)人員出席證上注明座次(某排某號(hào));其三，印制座次圖標(biāo)。這三種方法可取一種，也可以結(jié)合使用?？梢栽谂c會(huì)成員入場(chǎng)之前每人發(fā)一份座次表，或者出席證和簽到證上注明坐號(hào)，或者在會(huì)議桌上擺放名簽。主席臺(tái)座次圖表一般可貼在休息室，主席團(tuán)成員在入場(chǎng)前一般先到休息室，工作人員可提醒各位領(lǐng)導(dǎo)注意一下自己的座次。與會(huì)者第一次入場(chǎng)時(shí)，工作人員應(yīng)作適當(dāng)引導(dǎo)。
不同的會(huì)議要求有不同的環(huán)境，慶祝大會(huì)會(huì)場(chǎng)要求喜慶熱烈，座談會(huì)會(huì)場(chǎng)要求和諧融洽，紀(jì)念性會(huì)議要求隆重典雅，日常工作會(huì)議要求簡(jiǎn)單實(shí)用。對(duì)會(huì)場(chǎng)進(jìn)行的裝飾性布置并不是會(huì)議活動(dòng)的必要條件，但是對(duì)會(huì)議的效果可以起到非常好的作用。對(duì)會(huì)場(chǎng)的裝飾性布置通常是指使用旗幟、花卉、燈飾、工藝品陳設(shè)等。會(huì)場(chǎng)的裝飾根據(jù)會(huì)議的內(nèi)容，可選擇適當(dāng)?shù)谋尘吧{(diào)，或擺放、懸掛突出會(huì)議主題的點(diǎn)綴物等。會(huì)場(chǎng)的裝飾要講求藝術(shù)性。
主席臺(tái)是會(huì)場(chǎng)裝飾的重點(diǎn)。一般應(yīng)在主席臺(tái)上方懸掛會(huì)標(biāo)(也稱橫幅)，會(huì)標(biāo)上用美術(shù)字標(biāo)明會(huì)議的名稱。主席臺(tái)背景處(也稱天幕)可懸掛會(huì)徽或旗幟，以及其他藝術(shù)造型等，主席臺(tái)上或臺(tái)下可擺放花卉。會(huì)場(chǎng)背景的裝飾除了主席臺(tái)外，主要是指會(huì)場(chǎng)四周和會(huì)場(chǎng)門口，這些地方可懸掛橫幅標(biāo)語、宣傳畫、廣告、彩色氣球等，還可擺放鮮花等裝飾物。
在會(huì)場(chǎng)布置的色調(diào)選擇方面，應(yīng)注意會(huì)場(chǎng)內(nèi)色彩的搭配和整體基調(diào)，選擇與會(huì)議內(nèi)容相協(xié)調(diào)的色調(diào)，這樣可以對(duì)與會(huì)者的感官形成一定刺激，在其心理上產(chǎn)生積極的影響?？梢酝ㄟ^對(duì)主席臺(tái)、天幕、臺(tái)布、場(chǎng)內(nèi)桌椅極其裝飾物色彩的調(diào)節(jié)，烘托整體的色調(diào)。一般來說，紅色、粉色、黃色、橙色等色調(diào)比較亮麗明快，可以表現(xiàn)出熱烈、輝煌的氣氛，使人感到興奮，因此更適用于慶典性會(huì)議;天藍(lán)色、綠色、米黃色等色調(diào)莊重、典雅，比較適合嚴(yán)肅的工作會(huì)議。
花卉的布置也會(huì)對(duì)人的情緒產(chǎn)生一定影響。根據(jù)會(huì)議內(nèi)容，使適當(dāng)?shù)嘏渲没ɑ?，可以使人心情愉快。根?jù)不同花卉所表達(dá)的不同的感情色彩，對(duì)不同會(huì)議也應(yīng)擺放不同花卉。一般性會(huì)議選擇月季、扶桑等花卉，可以使人心情愉快，氣氛輕松;比較莊重的會(huì)議適宜擺放君子蘭、棕櫚、萬年青等，使人情感鎮(zhèn)靜，不易沖動(dòng)。對(duì)花卉的選擇，也可根據(jù)會(huì)議種類的不同而定。
