一、舉辦會(huì)展相關(guān)活動(dòng)的作用：
1.豐富展會(huì)信息
從本質(zhì)上來(lái)說(shuō)，會(huì)展是為信息交流而進(jìn)行的傳播活動(dòng)，會(huì)展的最大特點(diǎn)在于信息的“集中”。從“會(huì)”的角度講,會(huì)議的每一個(gè)參加者,既是本人信息的傳播者,又是他人信息的接收者;從“展”的角度來(lái)說(shuō),展覽是以展館場(chǎng)所為媒介進(jìn)行社會(huì)信息系統(tǒng)的運(yùn)行;從目標(biāo)受眾的角度來(lái)說(shuō),觀眾參觀展會(huì),大都是為了能在展會(huì)中收集各種有用的信息。因而，展會(huì)本身應(yīng)該是信息的總匯,舉辦會(huì)展相關(guān)活動(dòng)正是為了極大地豐富展會(huì)的信息。
2.強(qiáng)化展會(huì)發(fā)布
專業(yè)展會(huì)常常會(huì)有系列研討會(huì)、講座、產(chǎn)品發(fā)布會(huì)等活動(dòng)，主講單位一般都是行業(yè)內(nèi)的領(lǐng)先者。由于展會(huì)上行業(yè)人員聚集、信息傳播很快，許多企業(yè)都選擇展會(huì)作為發(fā)布信息的場(chǎng)所。有些展會(huì)專門(mén)組織產(chǎn)品發(fā)布會(huì)供企業(yè)選擇，還有些展會(huì)將新產(chǎn)品發(fā)布與表演，比賽等活動(dòng)結(jié)合，以此來(lái)強(qiáng)化展會(huì)的發(fā)布功能。
3.擴(kuò)展展會(huì)展示
股會(huì)的價(jià)值與展出目標(biāo)主要是在展臺(tái)上得以實(shí)現(xiàn)的，展臺(tái)工作包括展會(huì)開(kāi)幕期間的展臺(tái)接待、展臺(tái)推銷、貿(mào)易洽談、情況記錄、市場(chǎng)調(diào)研等。如果將籌展工作比作“搭臺(tái)”，展臺(tái)工作比作“唱戲”，那么，展會(huì)的相關(guān)活動(dòng)就好比“配樂(lè)、配器”。在展會(huì)期間舉辦相關(guān)的活動(dòng)，如產(chǎn)品展，有關(guān)表演和比賽等能使企業(yè)和產(chǎn)品的形象更好地展現(xiàn)，給觀眾留下更加深刻的印象。
4.延伸展會(huì)貿(mào)易
在大多數(shù)交易會(huì)、展覽會(huì)和貿(mào)易洽談會(huì)上，般都能簽署一定金額的購(gòu)銷合同，以及投資、轉(zhuǎn)讓和合資意向書(shū)。據(jù)統(tǒng)計(jì)，法國(guó)博覽會(huì)和其他專業(yè)展覽會(huì)每年展商的交易額高達(dá)1500億法郎。在2013年第十七屆中國(guó)國(guó)際投資貿(mào)易治談會(huì)上，共簽訂各類投資項(xiàng)目1386個(gè)，總投資金14206億元，利用外資1980億元。因此可以說(shuō)，展會(huì)是一個(gè)重要的貿(mào)易平臺(tái)。舉辦會(huì)展相關(guān)活動(dòng)，能夠延伸限會(huì)貿(mào)易的這種功能。例如，產(chǎn)品訂貨會(huì)產(chǎn)品惟介會(huì)，項(xiàng)目招標(biāo)活動(dòng)等都可以使展會(huì)取得良好的效果。
5.活躍展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)氣氛
舉辦常有觀賞性和趣味性的相關(guān)活動(dòng)，能極大的調(diào)動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)觀眾的積極性。在設(shè)計(jì)相關(guān)活動(dòng)時(shí)，策劃者應(yīng)當(dāng)選取參與性強(qiáng)、互動(dòng)效果好的項(xiàng)日，這樣不僅能給觀眾留下深刻的印象，而且，可以使展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)氣氛活躍，為參展企業(yè)創(chuàng)造良好的現(xiàn)場(chǎng)氣氛。
二、舉辦會(huì)展相關(guān)活動(dòng)的原則
展會(huì)策劃的相關(guān)活動(dòng)是為展會(huì)服務(wù)的，所以,舉辦
展會(huì)活動(dòng)的原則應(yīng)該是“錦上添花”而不應(yīng)當(dāng)是“畫(huà)蛇添足”。一般來(lái)說(shuō),舉辦展會(huì)的相關(guān)活動(dòng)應(yīng)遵循的原則有以下三條。
1.要切合展會(huì)的主題
舉辦展會(huì)的相關(guān)活動(dòng)一定要與展會(huì)的主題相得益彰,因此展會(huì)相關(guān)活動(dòng)的策劃不能漫無(wú)邊際、空穴來(lái)風(fēng)。如果舉辦的相關(guān)活動(dòng)與展會(huì)主題不相干,活動(dòng)的形式脫離展會(huì)的實(shí)際，那么相關(guān)活動(dòng)不僅與展會(huì)脫節(jié)，而且還會(huì)擾亂展會(huì)的現(xiàn)場(chǎng)秩序,甚至造成一些安全上的隱患。
2.有助于吸引目標(biāo)受眾
策劃得當(dāng)、組織完善、豐富多彩的展會(huì)相關(guān)活動(dòng)，必對(duì)展會(huì)觀眾有很大的吸引力。因此，能吸引目標(biāo)受眾是舉辦展會(huì)相關(guān)活動(dòng)的重要原則。展會(huì)不能沒(méi)有一定數(shù)量的參展企業(yè)和觀眾,有一定數(shù)量與質(zhì)量的企業(yè)參展是展會(huì)賴以存在的基礎(chǔ)，而有一定數(shù)量與質(zhì)量的觀眾參觀則是展會(huì)賴以發(fā)展的根本。舉辦展會(huì)的相關(guān)活動(dòng)一定要充分考慮到目標(biāo)受眾的因素。
3.有助于提高展會(huì)效果
企業(yè)參展的目標(biāo)是多種多樣的,取得經(jīng)濟(jì)效益也好,社會(huì)效益也好,不論參展商抱著怎樣的目標(biāo),總是希望能夠達(dá)到預(yù)期的目的,獲得良好的展覽效果。展會(huì)相關(guān)活動(dòng)的策劃要組織有力、秩序井然,要為人們所喜聞樂(lè)見(jiàn)，為獲取展會(huì)總體效果服務(wù)。
如果把展會(huì)比作一個(gè)大舞臺(tái)的話,那么,展會(huì)所舉辦的相關(guān)活動(dòng)都可以看作是展會(huì)大舞臺(tái)上的道具，道具的設(shè)置一定是劇情發(fā)展所需要的,如果可有可無(wú)，那最好是不要安排該道具登臺(tái)亮相。
